miércoles, 29 de junio de 2016

Control Interno Elemento Clave de Auditoría


Por: Marisol Ortíz de Martínez      

INTRODUCCIÓN
Los controles internos son procesos estructurados para darle seguridad razonable a la administración sobre la eficiencia y eficacia en las operaciones, la confiabilidad de la información y el cumplimiento de las leyes vigentes y aplicables para sus empresas.

Las empresas se enfrentar a diversos riesgos y fraudes que son perpetrados mayormente por empleados, también por terceras personas que conocen sobre las debilidades de los controles y por tanto, se apropian indebidamente de los bienes de la empresa.

Nos corresponde al auditor ampliar la revisión de tal forma que se presente un informe sobre la razonabilidad del estado financiero y adicional otro sobre el control interno.

Es tiempo de que el auditor mire más allá del balance y de la cuenta de resultados de una empresa, porque hay otros elementos que también influyen en sus resultados, en su funcionamiento o en su propia existencia comercial.

DESARROLLO
Los controles internos son procesos diseñados para darle seguridad razonable a la administración de las empresas sobre la eficiencia y eficacia en las operaciones, la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las leyes vigentes y aplicables.

Las empresas se enfrentar a diversos riesgos y fraudes que son perpetrados por empleados o terceras personas que conocen las debilidades de los controles y por tanto, se apropian indebidamente de los bienes de la empresa.

La falta de controles interno adecuados en áreas de tesorería, adquisición y pagos, inventarios, cuentas por cobrar, ingresos dan lugar a fraudes o irregularidades.  Para que exista un fraude debe existir una oportunidad.  Los mismos son perpetrados por empleados, por colusión o terceras personas, los fraudes se  pueden evitar mejorando los controles internos, implementando prácticas y políticas de control más rigurosas, analizando los riesgos que motiven  un fraude, tener la mejor gente posible, remunerada y motivada.

Un fraude  se detecta observando, probando, revisando los riesgos específicos de control, y vigilando constantemente su adecuada administración.

Le corresponde al auditor evaluar los fraudes o irregularidades que se presenten en tesorería, dentro de ésta se suelen cometer irregularidades en el manejo del efectivo, donde se puede sustraerse el efectivo para un fin propio, para cubrir faltantes o manipulando fraudulentamente los documentos de caja para sustraer los mismos.

Otra área sensible donde con regularidad se presentan irregularidades o fraudes en el área de inventarios, donde se puede presentar incorrectamente por falsificación de los registros.  Los inventarios pueden ser falseados porque se crean inventarios inflados o ficticios, por desviación de mercancías, ya sea por entregas o despachos por encima de las cantidades facturadas.  


Puede darse también en la colusión de empleados de la empresa con proveedores para desviar las mercancías  solicitadas hacia otros destinos distintos al almacén de la empresa.

En los ingresos también surgen irregularidades por apropiaciones indebidas de efectivo, por la manipulación de ventas que afectan las cuentas por cobrar a los clientes.    Es importante realizar verificaciones de las ventas diarias, de las cuentas por cobrar, de los abonos realizados por los clientes y que estos sean aplicados a la cuenta del cliente y depositados al banco.

Dentro de ciclo de información se pueden cometer hechos delictuosos como la falsedad y el fraude.   La falsedad tiene tres principales formas: de materia, ideológica y de personal. La falsedad y el fraude se pueden dar en la presentación de estados financieros, pues ya sea falseando información o eliminándola con el objeto de presentar una situación financiera diferente a la real.  

Es por ello que actualmente la profesión es sumamente más exigente, se espera que el profesional esté más capacitado sobre los diferentes tipos de auditorías y debe procurar realizar auditorías integrales, que vislumbren si la información suministrada por la administración esta  presentada razonablemente y si las cuentas del balance tienen sustento documental.

Por experiencia puedo indicar que hay áreas del control interno que prevén o disminuyen las posibilidades de un delito de fraude, para ello se debe verificar lo siguiente:

1.         Realizar conciliaciones bancarias diarias.
2.         Manejo de cortes diarios de operación, en la caja, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y en inventarios.
3.         Realizar inventarios selectivos.
4.         Cortes de formas, realizar controles de facturas, recibos, y otros.
5.         Confirmación de saldos de clientes y proveedores.
6.         Investigación del personal, realizar actualizaciones en los expedientes del empleado.
7.         Revisión de deudores diversos y de planillas.
8.         Revisión de pagos de impuestos.

Existen beneficios para la administración y para todos los usuarios de los Estados Financieros al contratar los servicios del auditor, entre los beneficios podemos mencionar los siguientes:

1.         Proporcionar información confiable para la toma de decisiones.
2.         Conocer los rendimientos y la situación financiera de la empresa
3.         Determinar la correcta aplicación de los impuestos.
4.         Para implementar políticas y procedimientos de control interno.
5.         Detectar fraudes o errores en la preparación y presentación de los Estados Financieros.
6.         Genera transparencia y certeza del uso de los recursos.
7.         Ayuda a seleccionar y aplicar políticas contables importantes.

Debemos reforzar nuestro papel de auditor, ya que somos generadores de confianza, por lo que debemos ampliar el alcance y la profundidad del trabajo que se revela como un paso necesario para entender en su plenitud un mundo empresarial.   Nos corresponde suministrar información más completa, integrada y que sobre todo sea entendible.

  De nada sirve hacer acopio de información si ésta no se procesa y se estructura para que sus destinatarios la entiendan. Es tiempo de mirar más allá del balance y de la cuenta de resultados de una empresa, porque hay otros elementos que también influyen en sus resultados, en su funcionamiento o en su propia existencia comercial.

 CONCLUSIÓN

Para el auditor es imprescindible que cuente con un conocimiento completo e integrado de la situación de una empresa y adicional es hace necesario auditar las herramientas con las que gestiona sus riesgos y sus sistemas de control interno.  Auditar con mayor amplitud los controles y los riesgos de una empresa para conocer cómo los afrontan y con qué recursos.

Un informe de auditoría, distinto e independiente del informe sobre los estados financieros, sobre los sistemas de control y gestión de riesgos, redundaría en la seguridad y daría mayores garantías sobre su funcionamiento. 

En un entorno cada vez más complejo y donde se pretende auditar múltiples variables, es preciso contar con equipos multidisciplinares en los que se integren especialistas con profundos conocimientos contables, legales o de otra índole necesarios para realizar la auditoria.  Esto supone definir mejor el papel y las responsabilidades del auditor, para lograr un mejor desempeño al realizar la auditoria.