Por: Marisol
Ortíz de Martínez
INTRODUCCIÓN
Los controles internos son procesos estructurados para darle
seguridad razonable a la administración sobre la eficiencia y eficacia en las
operaciones, la confiabilidad de la información y el cumplimiento de las leyes
vigentes y aplicables para sus empresas.
Las empresas se enfrentar a diversos riesgos y fraudes que
son perpetrados mayormente por empleados, también por terceras personas que
conocen sobre las debilidades de los controles y por tanto, se apropian
indebidamente de los bienes de la empresa.
Nos corresponde al auditor ampliar la revisión de tal forma
que se presente un informe sobre la razonabilidad del estado financiero y adicional
otro sobre el control interno.
Es tiempo de que el auditor
mire más allá del balance y de la cuenta de resultados de una empresa, porque hay otros elementos que también influyen en sus resultados, en su funcionamiento o en su propia existencia
comercial.
DESARROLLO
Los controles internos son procesos diseñados para darle
seguridad razonable a la administración de las empresas sobre la eficiencia y
eficacia en las operaciones, la confiabilidad de la información financiera y el
cumplimiento de las leyes vigentes y aplicables.
Las empresas se enfrentar a diversos riesgos y fraudes que
son perpetrados por empleados o terceras personas que conocen las debilidades
de los controles y por tanto, se apropian indebidamente de los bienes de la
empresa.
La falta de controles interno adecuados en áreas de
tesorería, adquisición y pagos, inventarios, cuentas por cobrar, ingresos dan
lugar a fraudes o irregularidades. Para
que exista un fraude debe existir una oportunidad. Los mismos son perpetrados por empleados, por
colusión o terceras personas, los fraudes se
pueden evitar mejorando los controles internos, implementando prácticas
y políticas de control más rigurosas, analizando los riesgos que motiven un fraude, tener la mejor gente posible,
remunerada y motivada.
Un fraude se detecta
observando, probando, revisando los riesgos específicos de control, y vigilando
constantemente su adecuada administración.
Le corresponde al auditor evaluar los fraudes o
irregularidades que se presenten en tesorería, dentro de ésta se suelen cometer
irregularidades en el manejo del efectivo, donde se puede sustraerse el
efectivo para un fin propio, para cubrir faltantes o manipulando
fraudulentamente los documentos de caja para sustraer los mismos.
Otra área sensible donde con regularidad se presentan
irregularidades o fraudes en el área de inventarios, donde se puede presentar
incorrectamente por falsificación de los registros. Los inventarios pueden ser falseados porque
se crean inventarios inflados o ficticios, por desviación de mercancías, ya sea
por entregas o despachos por encima de las cantidades facturadas.
3. Realizar inventarios selectivos.
4. Cortes de formas, realizar controles de facturas, recibos, y otros.
5. Confirmación de saldos de clientes y proveedores.
6. Investigación del personal, realizar actualizaciones en los expedientes del empleado.
7. Revisión de deudores diversos y de planillas.
8. Revisión de pagos de impuestos.
3. Determinar la correcta aplicación de los impuestos.
4. Para implementar políticas y procedimientos de control interno.
5. Detectar fraudes o errores en la preparación y presentación de los Estados Financieros.
6. Genera transparencia y certeza del uso de los recursos.
7. Ayuda a seleccionar y aplicar políticas contables importantes.
CONCLUSIÓN
Puede darse también en la colusión de empleados de la empresa
con proveedores para desviar las mercancías
solicitadas hacia otros destinos distintos al almacén de la empresa.
En los ingresos también surgen irregularidades por
apropiaciones indebidas de efectivo, por la manipulación de ventas que afectan
las cuentas por cobrar a los clientes.
Es importante realizar verificaciones de las ventas diarias, de las
cuentas por cobrar, de los abonos realizados por los clientes y que estos sean
aplicados a la cuenta del cliente y depositados al banco.
Dentro de ciclo de información se pueden cometer hechos
delictuosos como la falsedad y el fraude.
La falsedad tiene tres principales formas: de materia, ideológica y de
personal. La falsedad y el fraude se pueden dar en la presentación de estados
financieros, pues ya sea falseando información o eliminándola con el objeto de
presentar una situación financiera diferente a la real.
Es por ello que actualmente la profesión es sumamente más
exigente, se espera que el profesional esté más capacitado sobre los diferentes
tipos de auditorías y debe procurar realizar auditorías integrales, que
vislumbren si la información suministrada por la administración esta presentada razonablemente y si las cuentas
del balance tienen sustento documental.
Por experiencia puedo indicar que hay áreas del control
interno que prevén o disminuyen las posibilidades de un delito de fraude, para
ello se debe verificar lo siguiente:
1. Realizar
conciliaciones bancarias diarias.
2. Manejo de
cortes diarios de operación, en la caja, cuentas por cobrar, cuentas por pagar
y en inventarios. 3. Realizar inventarios selectivos.
4. Cortes de formas, realizar controles de facturas, recibos, y otros.
5. Confirmación de saldos de clientes y proveedores.
6. Investigación del personal, realizar actualizaciones en los expedientes del empleado.
7. Revisión de deudores diversos y de planillas.
8. Revisión de pagos de impuestos.
Existen beneficios para la administración y para todos los
usuarios de los Estados Financieros al contratar los servicios del auditor,
entre los beneficios podemos mencionar los siguientes:
1. Proporcionar
información confiable para la toma de decisiones.
2. Conocer los
rendimientos y la situación financiera de la empresa3. Determinar la correcta aplicación de los impuestos.
4. Para implementar políticas y procedimientos de control interno.
5. Detectar fraudes o errores en la preparación y presentación de los Estados Financieros.
6. Genera transparencia y certeza del uso de los recursos.
7. Ayuda a seleccionar y aplicar políticas contables importantes.
Debemos
reforzar nuestro papel de auditor, ya que somos
generadores de confianza, por lo que debemos
ampliar el alcance y la profundidad del trabajo
que se revela como un paso necesario para entender en su plenitud un mundo empresarial. Nos corresponde suministrar información más
completa, integrada y que sobre todo sea entendible.
De nada sirve hacer acopio de información si ésta no se procesa y se estructura para que sus destinatarios la entiendan. Es
tiempo de
mirar más allá del balance y de la cuenta de resultados de una empresa, porque hay otros elementos que también influyen en sus resultados, en su funcionamiento o en su propia existencia
comercial.
Para el auditor es imprescindible
que
cuente con un conocimiento completo e integrado de la situación de una empresa
y adicional es hace
necesario auditar las herramientas con las que gestiona sus riesgos
y sus sistemas de control interno. Auditar con mayor amplitud los controles y
los riesgos de una empresa para conocer cómo los afrontan y con qué recursos.
Un informe de auditoría, distinto e independiente del informe sobre los estados
financieros, sobre los sistemas de control y gestión de riesgos, redundaría en la seguridad y daría mayores garantías sobre su funcionamiento.
En un entorno cada vez más complejo y donde se pretende auditar múltiples variables, es preciso contar con equipos multidisciplinares en los que se integren especialistas con profundos conocimientos contables, legales o de otra índole
necesarios para realizar la auditoria.
Esto supone definir mejor el papel y las responsabilidades del auditor, para
lograr un mejor desempeño al realizar la auditoria.